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文書管理システムのバージョン管理機能

 社内規則など、会社のルールが決められることがあります。
最初は責任者などから口頭で伝えらえりもしますが、それをすべて覚えておくことはできません。
文書化しておき、いつでもだれでも確認できるようにしておきます。
就業規則は誰でもいつでも見られるようにしておかないといけないと労働基準法などで決められています。
いざ規則の書類を作成したのはいいですが、それがいつ作成されて、その内容のどこまでが今も生きているのかが問題になります。
社内の規則は新しく作られるものもあれば、以前のものを修正や加筆したりもします。
修正や加筆程度で済まないときには改定されて全く一から作り直されることもあります。
ただ、規則名としては同じなので、古い規則も新しい規則も同じ文書名になっています。
どれが今使えるものなのかです。


 文書管理システムに求められる機能として、バージョン管理があります。
規則などを作成するとき、古いものから新しいものがあり、それぞれにバージョンが付すことができるようになっています。
これまでであれば、紙の書類なら作成日などを書いておいてその日付の新旧で新しいか古いかの確認が必要でした。
複数あるときにその中で新旧の確認はできるものの、その中で最も新しいものが今最も新しいものかどうかはわかりません。
もっと新しいものが別の所で保管されているかもしれません。
バージョン管理で管理されるとき、同じシリーズの書類はすべて一つのフォルダに管理されています。
古いものから新しいものまですべてそのフォルダにあるので、その中で最も数字が大きいもの、更新期日の新しいものが最新バージョンになります。


 バージョン管理機能を使うときには、もちろんルールもきちんと決めておかないといけません。
新しく文書が作成されるとき、それは元の内容がないものかあるものかです。
元の内容があるものなら、バージョンを付して管理していく必要があります。
元の内容のない全く新しいものなら、新たにフォルダを作成して管理していく必要があります。
この時に、人によっては文書間の関連性があると判断することもあるでしょうし、ないと判断することもあります。
この判断の違いがあると、せっかくバージョン管理をしていてもきちんと管理できない可能性があります。
文書管理システムを利用するといろいろ便利になりますが、使い方のルールを統一しておかないと目的通りに使えなくなることもあるので注意しなければいけません。

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