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文書管理システムではいろんな形式のファイルに対応

 文書を作成するとき、ワープロソフトを使うことが多いかもしれません。
ワープロソフトにはいくつかの種類があり、世界的によく使われているソフトもあれば、日本でよく使われているものもあります。
さらにフリータイプのソフトなどもあり、それぞれによって拡張子などが異なります。
拡張子が異なってもある程度は他のソフトで読み取ることはできますが、読み取れなかったり文字化け、形式が崩れたりはあります。
ワープロソフトにはバージョンがあり、新しいバージョンで作成されたファイルは古いバージョンだと読み取れない時があります。
社員のワープロソフトのバージョンが最新のものでないと、誰かが作った新しいファイルが読み取れないなどが起きてしまいます。
沢山のパソコンに入っているソフトを管理するのは大変です。


 社内にはたくさんの文書があり、その形式は様々です。
まずは紙の文書があります。
こちらはファイリング等がされて物理的に保存されています。
今はこの紙の文書の電子化が進められていて、スキャナーなどを利用して電子化したり、電子化したスキャニング資料の文字を読み取って内容が変更できるような作業も行われています。
この時に出てくる問題として、文書管理の時にどんな形式の文書の管理ができるかです。
ワープロソフトで作成したファイルとスキャナーで読み取ったファイルはドキュメントファイルとイメージファイルになります。
それらを同じ様に管理ができるかです。
ドキュメントファイルであれば文書の中のキーワードなどを利用して検索ができますが、イメージファイルだと中身を読み取ることができません。
全文検索などはできません。


 文書管理システムの中には、非常に多くのファイル形式に対応しているものがあります。
主要なワープロソフトやテキストファイル編集ソフトに対応しているので、利用者がインストールしているワープロソフトに関係なく使うことができます。
ファイルをクリックするとそのファイルの内容の一部が表示される機能などがあり、ファイルを開かなくても内容の一部が確認できます。
イメージファイルなどだと全文検索ができませんが、内容が少し表示されれば検索がしやすくなるでしょう。
文書管理システムを導入するのであれば、どんなファイルの管理ができるのかをチェックしておく必要があります。
文書の中にはワープロソフト以外に表計算ソフトのファイルであったり、プレゼンソフトで作成したファイルもあります。
それらの管理ができるものが良いでしょう。

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