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文書管理を活用して申請業務を効率化する

 会社で業務を行うとき、自分の判断で行える部分と上司の承認を得てから行う部分があります。
日常的な業務は特に承認などを必要としないでしょうが、一定の費用が発生するときであったり、決裁が必要な時には上司の承認を得る必要があります。
口頭で申請をして口頭で承認を得る方法もありますが、この方法だと一般的な契約と同じ問題があります。
言った言わないの問題です。
社内なので一般の契約のような問題にはならないでしょうが、互いに忙しい立場だと言ったことを覚えていない、承認したことを覚えていない等が起きるかもしれません。
その結果問題なく業務が行われればよいですが、その後にトラブルが起きた時に責任がどこにあるかの追求があります。
文書が残っていればそれらの問題を解決できるかもしれません。


 日々の業務においても承認作業を一般化しているのが人事的な手続きです。
有給休暇を取得したり、欠勤や遅刻、残業などをするときに一定の申請を行います。
事前に申請をして許可を受けるものもあれば、欠勤をした後に事後に書類を提出して承認してもらうこともあります。
残業は基本的には事前申請になるでしょう。
かつては紙の書類を上司に提出し、それを人事部などに回す手続きが一般的でした。
これだと上司が出張などで外出しているとそのまま放置されます。
書類の片づけをきちんとしていない上司だと、申請書類を紛失するなどもあります。
これらの問題を解決する仕組みとして、文書管理システムの利用があります。
電子的に申請書類を作成し、それをメールやシステムを通じて上司に申請します。
上司はネットワーク上で承認を行います。


 業務の手続きにしても人事的な手続きにしても、まずはきちんと情報が残ります。
ですから、後で問題が発生した時のチェックがしやすくなります。
紙の書類だと紛失などがありますが、電子的な書類だと起こりにくくなります。
メールで行うと、メールを削除してしまって紛失するなどがありますが、文書管理システムであれば何らかの形で残るようにできるでしょう。
削除したとしても一時的に残せる機能などがあるかもしれません。
上司の承認を急いで取りたいとき、上司が外出などをしていると取りづらくなりますが、システムを利用すれば上司が外出先から書類のチェックをしてもらえます。
その場で承認をしてくれるので、申請から承認までの時間を短縮できます。
上手く活用できれば、業務全体を効率化することができるかもしれません。

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