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文書管理においてe文書法に準拠した仕組みかどうか

 会計業務などは会計ソフトで処理されます。
仕訳データを入力し、転記や集計などはシステムが行ってくれます。
会計ソフトは非常に便利ですが、すべてをシステムが行ってくれるわけではありません。
仕訳の入力は人が行わなければならず、人は一定の書類を確認して仕訳を行っていきます。
一般的には領収書であったり、売上に関する書類などを確認しながら入力をしていきます。
つまりはそれらの書類は仕訳を行う上での根拠になります。
会計に関する書類に関しては、一定期間保存することが義務付けられています。
保存期間内において、求めに応じて提出などをしないといけないときもあります。
会計業務では税務手続きがありますが、その一つに税務調査があります。
税務署が直接企業などを訪れ、きちんと処理が行われているかを調査します。


 以前は、調査を行うときはすべて紙で印刷された書類や証憑を提出して調査を行っていました。
しかし最近は少し様子が変わっています。
それは、文書の保存に関する法律が新しくできたからです。
e文書法と呼ばれる法律があり、これによってこれまで紙で保存していた書類を電子的な書類に置き換えられるようになりました。
社内で使う資料に関しては自由にスキャニングなどを利用して管理をする企業も多かったですが、一定の書類はきちんと紙に残しておく必要がありました。
でも、電子的な書類でも認められるようになれば、紙での保存の量を減らすことができるかもしれません。
大きく業務を効率化できます。
では、どんな書類でも電子化すればそれが認められるのかです。
e文書法によって一定の基準が決められていて、それを満たす必要があります。


 つまりは、これまでの印刷文書をただスキャニングして保存すればいいわけではありません。
いくつかの要件があり、それを満たす必要があります。
見読性では、画像できちんと情報が読み取れるかどうかを求めています。
解像度によってぼやけたりしますが、それでは条件を満たせません。
完全性では、滅失や棄損を防ぐ措置が取られているかどうかになります。
機密性は、それらの情報がいろいろな人からアクセスできる状態になっていないかです。
一定の権限が付けられた文書でないといけません。
検索性では、必要な書類が検索できる仕組みが用意されているかになります。
文書管理のシステムを導入する上では、完全性、機密性、検索性が重要な機能になりそうです。
これらを備えている仕組みを利用しないと、法律に準拠した運用ができません。

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