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文書管理では情報漏洩や紛失の他盗難等に対応する

 仕事では、毎日のように文書との関わりがあります。
昨日作成した文書や確認した文書はもちろんすぐに見つけられます。
間違って削除していたとしても、ゴミ箱フォルダの中から見つけられるかもしれません。
問題は少し古い文書になるでしょう。
半年前や1年前に作成したはずだけどどこに保存したのかわからなくなるときがあります。
紙の書類であれば、引き出しのどこか、フォルダのどこかにあるはずですがなかなか見つかりません。
文書管理の仕組みを利用しておけば、どんな文書でもいつでも使いたいときに使うことができます。
重要な書類であろうが、個人的に使う書類であろうがいろいろな文書の管理ができます。
文書を使う上で気をつけないといけない問題がるので、文書管理システムにもそれらの問題が起きない仕組みを求める必要があります。


 多くの会社では社内LANなどが設置されていて、サーバーなどを通じて文書情報が見られるようになっています。
非常に便利ですが、外部からの侵入者がいれば簡単にいろいろな情報にアクセスされる可能性があります。
また、社内の人間が重要な書類を持ち出して外部に流出する可能性もあります。
情報漏洩の多くは社内から行われているともされています。
まずは情報漏洩がしにくい仕組みになっているかです。
セキュリティであったり閲覧の権限、メールへの添付の権限などです。
容易になんでも行える状態だと流出されやすくなります。
文書の盗難の防止対策もしないといけません。
紙と異なり電子書類は簡単にコピーができます。
いつ盗難されたのかなどが分からないときもあります。
コピーやフォルダの移動に一定の権限を設ける必要があるでしょう。


 紙の文書でもよくあったのが紛失です。
引き出しにしまったはずなのにないは電子的な保存ならないと考えるかもしれません。
しかしあるはずのフォルダに入っていない時があります。
間違って削除してしまったり、フォルダを移動してしまうとき、最初に保存するフォルダをきちんと覚えていないなどがあります。
文書紛失の防止として、検索性を良くした仕組みがあります。
通常文書の検索はファイル名などで検索します。
それ以外に文書の中身を全文検索する仕組みがあります。
一定の内容が書かれていることを覚えていれば、そのキーワードをもとに該当する書類が見つけられるかもしれません。
別のフォルダに入っていても見つけることができます。
文書に関わるいろいろなリスクがあるので、それに対応するシステムを利用する必要があります。

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