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文書の管理を電子化することで得られるメリット

 国会においては、公文書の管理に関して様々に議論が行われました。
公文書と言えば、役所の文書に限られますが、文書の管理は役所に限られず、民間企業においても日常的に行われています。
ビジネスにおいては最終的に文書により意思決定が行われます。
稟議書などがその典型ですが、上席の承認を経て、最終決定者の決裁を得て、組織として稟議の内容を実施することができます。
稟議に際しては、一般的に紙の文書に押印する事で行われてきました。
このため、途中の決裁権者がいなかったりすると、稟議が下りるまでに時間がかかってしまいます。
最近では文書管理システムが導入され、電子決裁が行われています。
このシステムであれば、出張中であっても稟議を承認することができますので、業務を停滞することなく進めることができます。


 文書で行う事務は、基本的には定型的なものである場合が多くなっています。
前の文書を参考にしながら、すなわち前例に則って事務を進めていくことになります。
その際、参考にすべき以前の文書が見つからないと面倒です。
稟議書は、これまで紙で残されてきましたが、これがきちんと分類されて保存されていないと探し当てることができません。
あるはずの文書が見つからず、それを探すために多くの時間が費やされてしまいます。
これが電子文書管理システムで文書を管理することで、検索性が格段に向上します。
また、文書にもライフサイクルがあります。
重要な文書に関しては長期間の保存期間が、簡易な文書に関しては短期間の保存期間が設定されます。
紙ファイルの場合、保存期間が満了しているのかがすぐにわかりませんが、システム上で文書を作成した際に保存期間の設定をしておけば、文書の廃棄も簡単にできます。


 紙の文書を保管することになると、事務室内はもちろんですが、書庫などを確保しなければなりません。
文書管理システムを活用すれば、サーバー内にデータが蓄積されますので、場所もとりません。
ペーパーレス化が進めば、紙代や印刷代も大幅に削減することができます。
サーバーで文書を管理することで、情報の共有も進みます。
もし、他の部署には見せたくない文書であるならば、パスワードを設定するなど、アクセス権限の付与で管理することができます。
一方で、導入に当たってはマニュアルの整備が不可欠です。
ファイル名の付け方などに関して一定のルール決めをしておかないと、検索にひっかかりにくくなったり、サーバー内の一覧性が悪くなったりします。
使用に当たってのリテラシー教育を継続的に行うことも大切なことです。

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