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文書の管理をすればコストと検索労力を減らせる

 ビジネスにおいては、いろいろな文書が使われます。
自社内で作成した文書であったり、客先など外部から受けた文書などがあります。
文書の中には一時的なものもあれば、継続的に影響するものもあります。
さらにテンプレ―都など将来的に文書を作成するための形式もあります。
かつては文書はすべて紙に書かれていたり印刷をしていました。
自社でコンピューターで作成したものに関してはファイルで保存されたりもしましたが、一応印刷をしてファイリングをして管理する方法をとっていました。
紙1枚だけで見ると必ずしもスペースを取るわけではないですが、それが数百枚となるとそれなりの厚さの資料になります。
会社の運営期間が長くなればなるほど文書の量が増えるので、数十年も運営している会社なら数百枚どころの枚数ではききません。


 ある大手会社だと、文書を保管するためだけに大きな倉庫を借りているようです。
コストもかかりますが、大きな倉庫の中から必要な文書をどうやって探し出すのかの問題があります。
簡単には見つけられないでしょう。
古い文書などは頻繁に使うことはないかもしれませんが、古い文書ほど内容を確認したくなります。
物理的に紙で保存するのには大きな問題がありました。
そこで現在行われているのは文書の電子化です。
元々パソコンで作成した文書は作成したファイルで電子的に保存をします。
他社から受けた文書も、メールなど電子的なものはそのまま保存をします。
契約書などの紙は印刷されて印なども押されているので紙の保存も必要です。
それ以外にスキャニングをして電子化しておきます。
内容の確認だけであればこちらで行うことができます。


 文書の管理を電子的に行うメリットは、まずは保存するスペースが少なくなります。
それまで倉庫やキャビネットに保管をしていたのでしょうが、電子化すれば小さなハードディスクやCD等の媒体に保存ができます。
倉庫などを借りていたならその賃料を節約できますし、キャビネットがなくなればその分スペースを有効活用したり、もっと小さなスペースを借り直したりができます。
保存コストだけでなく、文書の検索スピードが変わります。
倉庫やキャビネットから探そうとすると、どのあたりにあるかの特定をして、さらにファイルの中から1枚1枚探し出す必要があります。
文書管理をしておけば、探すのはパソコンやサーバーから行えます。
文書名などをデータベース化しておいたり内容検索ができれば、瞬時に必要な文書が探し出せます。

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