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文書の管理ではセキュリティを強化する仕組みが必要

 重要な文書は、金庫であったり鍵のついているキャビネットなどで保存ができます。
社内的にはそれほど重要でなくても、個人的にあまり見られたくない文書などもあります。
これらなら自分のデスクの鍵のかかる引き出しなどに入れておけば見られずに済みます。
新入社員などは文書の情報流出に関する考えが甘く、無造作に扱ってしまうことがあります。
不要だからとゴミ箱にそのまま捨てるのではなく、必要に応じてシュレッダーなどにかけたうえで処分をしなくてはいけません。
印刷書類などは再生紙として利用するために貯めておくことがありますが、この中に重要な書類があれば流出してしまう可能性があります。
紙の書類を扱うときには、まずは社内のルールを決めるようにし、そのまま捨ててもいいもの、シュレッダーしないといけないものなどを分ける必要があります。


 では、電子的な文書はどうするかです。
パソコンなどで作成した書類やイメージ書類、外部から受けた書類などがあります。
これらの文書は通常はパソコンなどに保存されます。
自分のパソコンであれば、パソコンを利用するときのログインパスワードなど決めておけば勝手に触れることはありません。
しかし、ネットワークを通じて外部からの侵入者に盗まれたり、改ざんされる可能性はあります。
ウイルスなどに感染した時には、大事な書類などがメールでどんどん外部に配信されてしまうときもあります。
個々の文書以外には、サーバーなどで管理されている文書の管理が必要になります。
誰もが見ることができるようになっていると、社内において見てもいい人と見てはいけない人の区別が付けられません。
役員しか見られない文書が社員に見られる状態は良くありません。


 文書管理システムにおいては、それぞれの文書などに一定のセキュリティがかけられる仕組みがあります。
これによって、一定の権限を持っていないとそれらの文書を見ることは出来ません。
文書そのものにセキュリティをかけるのが大変であれば、フォルダごとにかける方法があります。
一定の権限をつけたフォルダを用意しておき、必要な文書を保存しておきます。
その権限を持った人しかアクセスできなかったり、修正、文書の追加などができないようにしておきます。
また、アクセスの履歴であったり閲覧の履歴などが残せる機能などもあります。
文書に書き換えなどがあったとき、誰が行ったのかわからなくなるときがあります。
その時はアクセス履歴などをチェックして、その人を特定します。
情報流出のトラブルを防ぐ仕組みを用意しておきましょう。

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