徹底リサーチ!文書管理ノウハウ集

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住友電工情報システム株式会社
おすすめ度★★★★★
大塚商会
おすすめ度★★★★★
日立ソリューションズ
おすすめ度★★★★

文書管理ソフト比較サイト

日々の業務を通して「文書」は大量に作成されます。一方でその文書の全てを適切に管理できているか不安に感じている方は多いのではないでしょうか。そんな文書管理に不安のある方は、専用ソフトを導入するのがおすすめです。

このサイトでは、さまざまな企業が提供している文書管理ソフトの値段や機能を一目で比較することができます。作成した文書の登録や承認、参照などを一括で管理してくれるインターフェースを簡単に作成できものだけでなく、文書の雛形参照や過去文書検索、期限管理等を組み込めるものなどその機能は多岐にわたります。

自分たちのニーズにあった文書管理ソフトを導入することで作成した全ての文書を厳格に管理できるだけでなく、より質の良い業務を効率的に行うことができる点も大きな魅力です。ぜひ本サイトを参考に導入を検討してみてください。

住友電工情報システム株式会社

必要な文書を検索したいとき、求めている文書にたどり着かない時があるでしょう。住友電工情報システム株式会社の文書管理システムでは完全一致検索とあいまい検索ができます。あいまい検索で大量に一致するときは完全一致検索などを使って探します。

文書を検索するとき、本当に求めている文書かを確認するためにファイルを開きます。通常はソフトの起動など一定の時間がかかります。住友電工情報システム株式会社の文書管理システムではビューワによって瞬時に内容が分かる仕組みがあります。

コピー機やプリンターなどが一台になった複合機があります。紙情報のスキャニングをするときにも使いますが、住友電工情報システム株式会社の文書管理システムは複合機との連携ができます。読み取ったファイルを自動登録できます。

大塚商会

社内に膨大な量の紙の情報があるとき、それを自社内で電子化するのは大変です。大塚商会の文書管理ソリューションでは、電子化の方法の相談に対応してくれています。自社内で行うとき、外部委託を行うときなどのアドバイスをしてもらえます。

基本的な文書データはワープロ文書やテキストファイルになります。それ以外に表計算のファイルやプレゼンデータなどもあるでしょう。大塚商会の文書管理システムでは、ワープロ文書などファイルの形式に関わらずキャビネット感覚で保存ができます。

サーバーに文書ファイルを保存していると、いつの間にか消えていたり勝手に閲覧されたりがあります。大塚商会の文書管理システムでは、ファイルごとに一定の権限を設定できる方法が採られています。勝手な閲覧、削除、編集を防止できます。

日立ソリューションズ

日立ソリューションズでは、社内のデータ管理に役立つ文書管理システムが豊富に提供されています。ナレッジの共有をはじめ情報漏洩のリスクなど、各企業のニーズに合った最適な文書管理ソリューションを探せるのが強みです。

セキュアな文書やドキュメントを効率的に管理できるのはもちろんのこと、ドラッグ&ドロップなど、操作も直感的に行える商品が揃えられています。ユーザーインターフェースに優れる文書管理システムを探せることも、日立ソリューションズの特徴です。

もしもどんな文書管理システムが自社に最適か分からない場合でも、電話やWebで相談できるため安心です。電話はフリーダイヤルとなっており、祝祭日を除く月曜日から金曜日、午前10時から午後5時30分まで受け付けられています。

インフォコム

多くの人が関連する文書などは、誰もがアクセスをして確認をしたいです。通常は誰かがアクセスしているとその間は見ることができません。インフォコムの文書管理では、同一文書を複数人がアクセスできるので、閲覧待ちなどがありません。

契約書関係の文書には有効期限が記されているものがあります。契約の更新などの作業が必要になりますが、いちいち覚えるのは大変です。インフォコムの文書管理では文書に付されている期限管理ができ、担当者に自動通知する仕組みもあります。

文書の中には重要性が非常に高いものもあれば低いものもあります。すべて同じ管理をするのは運用上好ましくありません。インフォコムの文書管理はセキュリティに配慮した運用が可能です。暗号化や印刷不可などの設定を文書ごとに行えます。

desknet's NEO

文書の管理を行うとき、データの移動が必要な時があります。desknet's NEOの文書管理システムでは、文書の移動はマウスのドラッグ&ドロップで簡単に行うことができます。まとめてアップロードをしたりダウンロードをすることも可能です。

同じ文書には最新版もあればそれ以前に作成されたものもあります。それ以前に作成されたものも経緯把握のために保存が必要な時があります。desknet's NEOの文書管理では複数世代管理が行えるので、過去の文書やロールバックも可能です。

多くの文書の中から必要な文書を探す業務はコンピュータを使っても大変です。desknet's NEOの文書管理システムには簡易全文検索ができます。テキストファイルやHTMLの内容を含めた検索で、より効率的に必要な文書を探し出せます。

伊藤忠テクノソリューションズ

これからの時代は仕事の効率化を図る場合には、やはり1日の時間というのは欠かせないポイントになります。時間を効率的に使うことは、デジタル時代にとって重要となっているのに、実は上手くいかないことも多くあります。

伊藤忠テクノソリューションズでは、ビジネスに働き方改革を進めていくため、組織の中で重要なファイルなど文書管理を徹底してできるシステムを提供しています。時間を効率的に使うことができるために、大きなメリットになります。

クラウドなどを利用する場合には、何よりも利便性も含めたセキュリティが気になります。セキュリティもしっかりとして効率のいいビジネス管理ができることからも、文書や資料などの確認をよりスムーズにすることができます。

文書管理では残す文書と削除する文書の区別をする

業務においては、多くの文書が使われます。そのまま永久に使われる文書もあれば、一時的に使われるだけで廃棄される文書もあります。紙の文書では残す文書と廃棄する文書はそれなりに明確に行われていました。そうしないと保存スペースが足りなくなるからです。会社が小さかったり創業間もない時はそれほど文書の数は多くありませんが、規模が大きくなったり年数が多くなればそれにつれて文書の数も増えてきます。もしかしたら必要かもとどちらかわからない文書も残すことがありましたが、確実に必要な文書のみを残すようになります。一方、電子的に文書管理ができるようになると考え方が少し変わります。これまでのように保存スペースが足りなくなることがありません。多くの文書を保存することができるので、廃棄する必要が少なくなります。

これはカメラで撮影した写真の管理に似ています。フィルム写真の頃は貴重なフィルムに貴重なアルバムスペースを使って管理する必要があり、無駄ができるだけ内容に撮影、保管をしていました。しかしデジタル保存ができるようになると好きなように撮影して全て保管します。すべて残せるものの、必要な時に必要な写真を探せなくなります。文書管理においても、廃棄すべき書類を残すことで検索性を悪くしてしまう可能性があります。文書管理システムを使って業務を効率化するのであれば、まずは電子化、データ化する文書の線引きをしなければいけません。どの文書を残してどの文書を削除や処分するかです。これは社内のルールになるので、各部署間で決めないといけないでしょう。必要な文書が分かれば、スキャニングの無駄もなくなります。

紙の情報が多い会社では、電子化するにはスキャニングが必要になります。所定の形式であれば自動的に読み取る装置などがありますが、内容を確認してファイル名を付けるなどはそれなりに人が行う必要があります。何らかの形で人の作業が入るなら、無駄なスキャニングを無くす方がいいでしょう。あまり古い情報はスキャニングしない、契約書関係の重要な文書はいくら古くても残すなどの方針を決めておくと、それに応じて作業ができます。さらに新たに作成する文書の残し方にもルールを決めておく必要があります。スキャニングの必要がないとしても、無駄な文書がサーバー内に残されると検索時に無駄が生じます。メモ的に作成された文書は削除するとか、原本がある文書のコピーなどはその都度削除するなどのルールが必要になります。

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